社員証写真のサイズを調べると、はっきりした答えが出てこないはずです。それには理由があって、社員証には統一規格が存在しません。カードのレイアウトは会社ごとに違い、写真の枠サイズも会社が決めています。
だからこの記事では、規格の一覧ではなく「確認の手順」と「指定がないときの安全な作り方」を示します。この2つを知っていれば、どの会社の社員証でも失敗しません。
まず確認：指定はどこに書いてあるか
サイズ指定がある場合、書いてある場所はだいたい決まっています。
- 人事からの案内メール本文（「縦4cm×横3cm」「400×300px以上」など）
- 入社手続きシステムのアップロード画面（ファイル形式・容量の上限もここに出ます）
- 添付の「提出書類のご案内」PDF
どこにも書いていなければ、指定なしと判断して構いません。聞き返すより、次の安全仕様で作って提出するほうが、お互いに手間がかかりません。
指定がないときの安全仕様
| 項目 | 安全仕様 | 理由 |
|---|---|---|
| 縦横比 | 3:4（縦長） | 証明写真の標準比率。どのカードレイアウトにもトリミングで対応可能 |
| ピクセル | 横600×縦800以上 | カード印刷にも社内システム表示にも足りる解像度 |
| 形式 | JPEG（.jpg） | 全システムで確実に開ける。PNGも可だが容量が大きくなりがち |
| 容量 | 500KB〜2MB | アップロード上限と画質のバランス |
| 撮影時期 | 6ヶ月以内 | 証明写真の一般的な有効目安 |
肝は縦横比です。3:4で余白に余裕を持って作っておけば、会社側がどのサイズに印刷しても頭が切れません。顔が写真の縦の6〜7割に収まる構図にしておくと、トリミング耐性がさらに上がります。
縦横比は「3:4」だけではない
案内をよく読むと、縦横比の書き方が会社によって微妙に違うことに気づきます。
| 表記 | 意味 | 3:4との関係 |
|---|---|---|
| 縦4：横3 | 縦長で高さが横の4/3倍 | 3:4と同じ比率(呼び方が逆なだけ) |
| 4：3 | 横長を指すことが多い | 証明写真では基本使わない比率。誤記の可能性あり |
| 1：1（正方形） | 社内ポータルのアイコン表示用 | 証明写真とは別の用途で指定されることがある |
「縦4：横3」と「4：3」は同じ数字が並んでいても意味が逆になる場合があるため、迷ったら人事に「縦長ですか、横長ですか」と一言確認する方が安全です。正方形指定は証明写真そのものではなく、社内システムのアイコン用に別途求められているケースが大半なので、証明写真の原本とは分けて用意してください。
mm・ピクセル換算表
紙サイズ（mm）で指定された場合の、データ作成時の目安です。印刷品質の基準である350dpiで換算しています。
| 指定サイズ（縦×横） | 主な用途 | 350dpi換算（縦×横px） |
|---|---|---|
| 40×30mm | 履歴書・社員証で最も一般的 | 551×413px |
| 45×35mm | パスポート・マイナンバー系の規格 | 620×482px |
| 30×24mm | 運転免許サイズ・小型の社員証 | 413×331px |
| 縦横比3:4（サイズ指定なし） | データ提出全般 | 800×600px推奨 |
ピクセル指定（「400×300px以上」など）ならそのまま従えばOKです。指定より大きい分には問題ありません。縮小はきれいにできますが、拡大は画質が壊れるので、常に大きめに作るのが原則です。
dpiは「1インチあたり何ドットで印刷するか」を表す単位で、紙のサイズ指定をピクセルに変換するときだけ関係します。データのまま社内システムにアップロードして表示するだけなら、dpiは気にせず「指定px以上」を満たしていれば十分です。逆に、社員証カードを実際に印刷して発行する会社では、350dpiを下回ると輪郭がぼやけて見えるため、上の換算表のピクセル数を下回らないようにしてください。
リサイズと形式変換のやり方
手元の写真をサイズに合わせる方法は3つあります。
| 方法 | できること | 向いているケース |
|---|---|---|
| スマホの標準機能 | iPhoneは編集→切り取り、Androidも編集→クロップで縦横比を選択。切り取り後にファイル情報を見れば実際の解像度も確認できる | 比率さえ合えばよく、mm・pxの厳密指定がない場合 |
| 証明写真アプリ・Webツール | 規格を選ぶだけで比率・解像度・容量まで自動で揃う。主要な証明写真サイズをプリセットで持つアプリが多い | mm指定がある、数値を厳密に守りたい場合 |
| 自動補正サービス | リサイズと同時に背景の無地化・明るさ補正まで済ませられる | 写りそのものにも不安がある場合 |
どの方法でも、最後に必ず提出画面のプレビューで頭と顎が切れていないかを確認してください。サイズ起因の差し戻しは、数値の間違いより「自動トリミングで頭が切れていた」が大半です。
ファイル名・保存形式で気をつけること
サイズが正しくても、ファイルの形式や名前でつまずくことがあります。
- iPhoneのHEIC形式に注意：iPhoneで撮った写真は初期設定だとHEIC形式で保存されます。アップロード画面が対応していない場合、「設定→カメラ→フォーマット」を「互換性優先」に変えるとJPEGで保存されるようになります
- ファイル名は指定に従う：「社員番号_氏名.jpg」のような命名を求める会社もあります。案内に記載があれば従い、なければ分かりやすい名前であれば問題ありません
- 提出前に一度自分で開いて確認する：送信・アップロード後に事故に気づいても差し戻しになるため、送る直前に画像ビューアで実際に開いて向き・トリミングを目視確認してください
差し戻されやすいパターン4つ
- 横長の写真をそのまま提出（風景写真の比率のまま）。縦長3:4に切り出してから送ってください
- 容量オーバー。スマホの元データは3〜8MBあることが多く、アップロード上限2MBに引っかかります
- 顔が小さすぎる。全身や上半身が写った写真からの切り出しは、解像度が足りなくなりがちです。胸から上で撮った写真を使ってください
- HEICのまま提出してエラーになる。前述の設定変更でJPEG保存に切り替えるか、変換アプリでJPEGに書き出してから提出してください
サイズを合わせる作業まで含めて自動化したい場合は、シャインフォトが使えます。1枚の写真から3:4規格・無地背景・適正な明るさのデータを¥580で作成し、プレビューは無料です。撮り方全体の流れは「社員証写真はどこで撮る？迷わないガイド」、紙の写真しかない場合は「証明写真をデータ化する5つの方法」、スマホで撮影からやり直したい場合は「社員証写真はスマホで撮れる？」、履歴書や受験など他の用途のサイズも合わせて確認したい場合は「証明写真サイズ一覧」にまとめています。