社員証写真のサイズを調べると、はっきりした答えが出てこないはずです。それには理由があって、社員証には統一規格が存在しません。カードのレイアウトは会社ごとに違い、写真の枠サイズも会社が決めています。

だからこの記事では、規格の一覧ではなく「確認の手順」と「指定がないときの安全な作り方」を示します。この2つを知っていれば、どの会社の社員証でも失敗しません。

まず確認：指定はどこに書いてあるか

サイズ指定がある場合、書いてある場所はだいたい決まっています。

  1. 人事からの案内メール本文（「縦4cm×横3cm」「400×300px以上」など）
  2. 入社手続きシステムのアップロード画面（ファイル形式・容量の上限もここに出ます)
  3. 添付の「提出書類のご案内」PDF

どこにも書いていなければ、指定なしと判断して構いません。聞き返すより、次の安全仕様で作って提出するほうが、お互いに手間がかかりません。

指定がないときの安全仕様

項目安全仕様理由
縦横比3:4（縦長）証明写真の標準比率。どのカードレイアウトにもトリミングで対応可能
ピクセル横600×縦800以上カード印刷にも社内システム表示にも足りる解像度
形式JPEG（.jpg）全システムで確実に開ける。PNGも可だが容量が大きくなりがち
容量500KB〜2MBアップロード上限と画質のバランス
撮影時期6ヶ月以内証明写真の一般的な有効目安

肝は縦横比です。3:4で余白に余裕を持って作っておけば、会社側がどのサイズに印刷しても頭が切れません。顔が写真の縦の6〜7割に収まる構図にしておくと、トリミング耐性がさらに上がります。

mm・ピクセル換算表

紙サイズ（mm）で指定された場合の、データ作成時の目安です。印刷品質の基準である350dpiで換算しています。

指定サイズ（縦×横）主な用途350dpi換算（縦×横px）
40×30mm履歴書・社員証で最も一般的551×413px
45×35mmパスポート・マイナンバー系の規格620×482px
30×24mm運転免許サイズ・小型の社員証413×331px
縦横比3:4（サイズ指定なし）データ提出全般800×600px推奨

ピクセル指定（「400×300px以上」など）ならそのまま従えばOKです。指定より大きい分には問題ありません。縮小はきれいにできますが、拡大は画質が壊れるので、常に大きめに作るのが原則です。

リサイズと形式変換のやり方

手元の写真をサイズに合わせる方法は3つあります。

  • スマホの標準機能：iPhoneは写真の編集→切り取りで縦横比を選択。Androidも編集→クロップで同様。比率は合わせられますが、mmやpixの厳密指定には向きません
  • 証明写真アプリ・Webツール：規格を選ぶだけで比率・解像度・容量まで揃います。mm指定がある場合はこちらが確実
  • 自動補正サービス：リサイズと同時に背景の無地化・明るさ補正まで済ませるタイプ。写りにも不安があるならここまでやる価値があります

どの方法でも、最後に必ず提出画面のプレビューで頭と顎が切れていないかを確認してください。サイズ起因の差し戻しは、数値の間違いより「自動トリミングで頭が切れていた」が大半です。

差し戻されやすいパターン3つ

  1. 横長の写真をそのまま提出（風景写真の比率のまま）。縦長3:4に切り出してから送ってください
  2. 容量オーバー。スマホの元データは3〜8MBあることが多く、アップロード上限2MBに引っかかります
  3. 顔が小さすぎる。全身や上半身が写った写真からの切り出しは、解像度が足りなくなりがちです。胸から上で撮った写真を使ってください

サイズを合わせる作業まで含めて自動化したい場合は、シャインフォトが使えます。1枚の写真から3:4規格・無地背景・適正な明るさのデータを作成し、プレビューは無料です。撮り方全体の流れは「社員証写真はどこで撮る？迷わないガイド」にまとめています。